Los administradores perciben los retos de negocios en el entorno, pergenian la estrategia de la institución para responder y asignar los recursos humanos y financieros para alcanzar sus objetivos y coordinar el trabajo.
Ejercen un liderazgo responsable.
Crean nuevos productos, servicios y asi van creando de nuevo a la institución, impulsado por nuevos conocimientos e información.
Los administradores de nivel superior o directivos son responsables de las decisión estratégicas a largo plazo sobre que productos y servicios producir.
Los administradores de nivel medio o gerentes llevan a cabo los programas de los directivos.
Los administradores operativos o supervisores son responsables del seguimiento de las actividades diarias de la institución.
Para ampliar estos temas, te recomiendo leer la siguiente bibliografía, que yo usé para ofrecerte estos links:
El desarrollo del tema de la "Administración Sistemica" enfocará los aspectos de la "Administración Informatica", cuyos fundamentos abarcan los siguientes conceptos:
Con estas definiciones podemos decir que la administración es el proceso cuyo objeto es la coordinación eficaz y eficiente de los recursos de un grupo social para lograr sus objetivos con la máxima productividad.
Harold Koontz en su obra “Administración” manifiesta que en la primera mitad del siglo XX, surge con ímpetu el deseo de desarrollar una teoría de administración, como resultado de reconocer la carencia de un elemento esencial para el logro de un eficaz sistema empresarial.
El adecuado manejo de los factores humanos (es decir, se ve al hombre no tanto como hombre - máquina, sino como un ser que vive, siente y piensa). Hasta el comienzo de la década del 50, los autores y teóricos académicos no dieron un gran aporte al estudio de la administración.
En las últimas décadas surge repentinamente una avalancha de obras sobre la administración,
dando lugar a un gran número de controversias y confusiones en cuanto a que significa la
administración, que son la teoría y la ciencia de la administración, y como deberían analizarse a los
sucesos administrativos; generándose así la compleja maraña de teorías conocidas como la: "JUNGLA DE LA TEORÍA DE LA ADMINISTRACIÓN",
que entre otros abarca los siguientes enfoques:
- ENFOQUE EMPIRICO O DE CASOS
ANALIZA LA ADMINISTRACION ESTUDIANDO LA EXPERIENCIA, USA CASOS Y LAS SOLUCIONES PARA RESOLVER PROBLEMAS ESPECÍFICOS EN SITUACIONES PASADAS Y ASI ENTENDER EXITOS Y ERRORES INDIVIDUALES
En muchos casos, es probable que este enfoque sea útil, ya que nunca se repiten las mismas circunstancias del pasado en el presente. Si este análisis se hace con miras hacia una generación puede ser útil para desarrollar principios de administración.
PARADIGMA
La lógica es un método sistemático de generar..
... con confianza la conclución erronea..!!
Wilucha
- ENFOQUE DE LA CONDUCTA INTERPERSONAL
RESALTA LA IMPORTANCIA DE LAS RELACIONES HUMANAS, SOSTIENE QUE ENTRE LAS PERSONAS QUE TRABAJAN EN EQUIPOS PARA LOGRAR OBJETIVOS, DEBE EXISTIR BUEN ENTENDIMIENTO. SE BASA EN LA PSICOLOGÍA INDIVIDUAL SUBRAYANDO LA NECESIDAD DE UN LÍDER QUE GUIE AL GRUPO
El inconveniente que presenta es que se ignora la planeación, la organización y el control, elementos esenciales de toda "buena" administración. La acción eficaz de un gerente, no solo se basa en su capacitación psicológica, sino también, en principios fundamentales de la administración
PARADIGMA:
Lo importante de este sistema está adentro..!!
Jack el Destripador
- ENFOQUE DE LA CONDUCTA DE GRUPO
SE OCUPA PRINCIPALMENTE DE LA CONDUCTA DE LAS PERSONAS EN GRUPO Y SE BASA EN LA PSICOLOGÍA SOCIAL Y DE GRUPO
Este enfoque, presenta una interpelación con el enfoque de la conducta interpersonal.
Sus autores consideran a la administración como estudio de los patrones de la conducta de grupo. El enfoque de la conducta de grupo varía desde el estudio de grupos pequeños con sus patrones culturales, hasta estudiar la composición conductual de grupos grandes (comportamiento organizacional). Este estudio tiene en cuenta los gerentes, para poder explicar las conductas del grupo.
Como contrapartida, este estudio generalmente no integra conceptos, principios, teorías y críticas de administración. Se necesita una integración mas estrecha con el diseño de la estructura de la organización, integración de personal, planeación y control.
PARADIGMA:
No creas en los milagros..
..confía en ellos..!!
Wilucha
- ENFOQUE DE SISTEMAS SOCIALES COOPERATIVOS
SE INTERESA POR ASPECTOS DE CONDUCTAS IMPERSONALES Y DE GRUPO QUE PROMUEVEN LOS SISTEMAS DE COOPERACIÓN, DONDE LOS SISTEMAS SOCIALES GENERAN LA INTERACCIÓN COOPERATIVA DE IDEAS, FUERZAS, DESEOS Y PENSAMIENTOS DE GRUPOS DE PERSONAS
Es un enfoque adecuado para el estudio de la Administración, ya que los directivos de la empresa siempre operan en un sistema social cooperativo. Es un estudio mas amplio que el campo de la administración, y por ello, pasa por alto conceptos, principios y técnicas básicas de administración.
PARADIGMA:
Para estudiar mejor un sistema..
..entiéndolo plénamente,
antes de empezar..!!
Wilucha
- ENFOQUE DE SISTEMAS SOCIOTECNICOS
SOSTIENE QUE LAS ACTITUDES PERSONALES Y CONDUCTA DE GRUPO RECIBEN INFLUENCIA DEL SISTEMA TÉCNICO EN EL CUAL TRABAJAN LOS OBREROS Y POR ELLO DEBE EXISTIR ARMONÍA ENTRE LOS SISTEMAS TÉCNICOS Y SOCIALES
Este enfoque esta vinculado a la ingeniería industrial, y se basa en la producción, operaciones de oficina y demás tareas que relacionan a los sistemas técnicos con los empleados.
Pese a realizar grandes contribuciones a la práctica de administración esta escuela ignora parte de conocimientos administrativos al apoyarse solamente en obreros y en trabajos de oficina de nivel inferior.
PARADIGMA
Un poco de inexactitud..
a veces evita..
..toneladas de explicaciones..!!
Wilucha
- ENFOQUE DE LA TEORÍA DE LA DECISIÓN
SE FUNDAMENTA BÁSICAMENTE EN EL ANÁLISIS DEL PROCESO DE TOMA DE DECISIONES Y EN LAS PERSONAS O GRUPOS
ORGANIZADOS QUE ADOPTAN DECISIONES
Para los teóricos de la decisión, la toma de decisiones es la selección entre posibles alternativas
de un curso de acción.
Este fue el punto de partida para examinar la realidad completa de la actividad de la empresa,
las relaciones psicológicas y sociales de los individuos y los grupos, la naturaleza de la estructura
de la organización, la necesidad y el desarrollo de información para decisiones y el análisis de valores.
Actualmente esta teoría no se basa principalmente en las decisiones, sino ha tendido a adoptar una
visión mas amplia de los sistemas sociales (todo la que antecede a una decisión y todo lo que la sigue).
Esta escuela, es muy pobre respecto a una teoría total de la administración; y al mismo tiempo
demasiado extensa si se amplían sus implicancias, ya que la administración implica algo mas que una
toma de decisión.
PARADIGMA
Las chicas buenas
van al Cielo..
las otras
a todas partes ..!!
Wilucha
- ENFOQUE MATEMÁTICO O DE LA CIENCIA ADMINISTRATIVA
CONSIDERA QUE TANTO LA ADMINISTRACIÓN, LA ORGANIZACIÓN Y LA PLANIFICACIÓN SON PROCESOS LÓGICOS QUE PUEDEN EXPRESARSE COMO CONCEPTOS, SÍMBOLOS Y MODELOS MATEMÁTICOS
Su fundamento es que mediante el modelo matemático los problemas pueden expresarse en términos de relaciones básicas y, cuando se busque una meta dada, el modelo a menudo puede construirse de modo que indique una decisión como la mejor cosa a hacer.
Las matemáticas nos proporcionan una herramienta lógica y poderosa para amplificar y resolver problemas complicados, pero, al mismo tiempo, es cierto que no puede considerar como enfoque especial de la admiración
PARADIGMA
Cuidemos el agua,..
..bañémonos juntos..!!
Wilucha
- ENFOQUE DE CONTINGENCIAS O SITUACIONAL
TOMA EN CUENTA SITUACIONES E INFLUENCIA DE LAS SOLUCIONES DADAS SOBRE PATRONES DE COMPORTAMIENTO DE LA EMPRESA. CUYA PRACTICA ADMINISTRATIVA DEPENDE DE CIRCUNTANCIAS
Los gerentes, han comprendido desde hace tiempo, que no hay una manera que sea siempre la mejor de hacer las cosas. Es un enfoque de gran complejidad, ya que resulta difícil determinar todos lo factores de contingencia y mostrar sus relaciones pertinentes una situación.
PARADIGMA
Si no puedes diseñarlo bién ...
diséñalo lindo..!!!
Wilucha
- ENFOQUE DE LOS PAPELES ADMINISTRATIVOS
Afirma que los gerentes desempeñan diez papeles administrativos agrupados como roles interpersonales, informacionales y decisionales
- Papeles Interpersonales:
El papel de representante
El papel de líder
El papel de enlace
- Papeles Informacionales:
El papel de receptor
El papel de Difusor
El papel de vocero
- Papeles de Decisión:
El papel de emprendedor
El papel de manejador de problemas
El papel de asignador de recursos
El papel de negociador
Actualmente, algunos teóricos han refutado esta teoría basados en que todos los papeles interpersonales son principalmente casos de dirección y que sus papeles informacionales pueden incluirse en cierto numero de las áreas funcionales; advirtiendo también que se omiten así las actividades administrativas de indudable importancia como la estructuración de la organización, la selección y evaluación de los gerentes y la determinación de las principales estrategias.
PARADIGMA
No hay tonto más molesto que el ingenioso..!!
Wilucha
- ENFOQUE OPERACIONAL
INTENTA INTEGRAR LOS CONCEPTOS, PRINCIPIOS Y TÉCNICAS QUE SUSTENTAN LA ACTIVIDAD DE ADMINISTRACIÓN, RELACIONANDO EL CONOCIMIENTO Y EL TRABAJO ADMINISTRATIVO
Esta escuela, reconoce que hay un núcleo central de conocimiento que solo es pertinente a este campo (Por ejemplo: Personal de línea y staff, División por departamentos, Evaluación administrativa, etc.). Utiliza conocimientos de otros campos, incluyendo las teoría de sistemas, de decisión, de motivación y del liderazgo; conducta individual y de grupo, sistemas sociales, cooperación y comunicaciones y la aplicación de análisis y conceptos matemáticos.
Los seguidores de este enfoque, poseen la esperanza de desarrollar la ciencia y teorías que tengan aplicación practica en la administración y que, sin embargo, no sean tan amplias para que se apliquen a todo lo que pudiera tener cualquier relación con la tarea administrativa.
A este enfoque se le suele llamar escuela del "Proceso de Administración". Es un enfoque que proporciona un medio para distinguir entre el conocimiento y la destreza especiales de campos no administrativos como la mercadotecnia o la producción.
PARADIGMA
Un golpe de suerte económico inesperado..
...va siempre seguido de un gasto inesperado...
...de la misma cantidad...!!!
Wilucha
- ENFOQUE DE LAS 7 ESES DE MC KINSEY
IDENTIFICA LOS 7 ASPECTOS CLAVES DE LA ADMINISTRACIÓN Y MUESTRA EL CARÁCTER RELACIONADO ENTRE SUS VARIABLES
Fue desarrollada por la firma consultora Mc Kinsey & Company. Las 7 eses provienen de las siglas inglesas : ESTRATEGIA, ESTRUCTURA, SISTEMAS, ESTILO, STAFF, VALORES COMPARTIDOS Y HABILIDADES.
- Estrategia:
Acción y asignación sistemática de recursos para lograr los objetivos de la compañía.
- Estructura:
Estructura de la Organización y relaciones de autoridad y responsabilidad.
- Sistemas:
Procedimientos y procesos como sistemas de información, procesos de representación y control.
- Personal:
Los miembros de la empresa y su socialización dentro de la cultura organizacional.
- Staff:
Sistema de opoyo de información evaluada a la gerencia de la empresa.
- Valores compartidos:
Los valores compartidos por los miembros de una organización.
- Habilidades:
Capacidades distintivas de una empresa.
DEFINICIÓN:
ARCHIVO: Parte del sistema que no se puede encontrar
PROCESADOR: Parte de tu PC que ha quedado anticuado...
BACKUP: Operación que nunca se efectua a tiempo..!!!
Wilucha
- ENFOQUE DE REINGENIERIA
Planteado por Michael Hammer y James Champy, el concepto de “reingeniería”, también llamado “recomienzo” o “reinicio”, es definido como “el replanteamiento fundamental y rediseño radical de los procesos empresariales para obtener drásticas mejoras en las medidas críticas y contemporáneas de desempeño, como costos, servicios, calidad y rapidez”, lo que en palabras comunes sería “si hoy yo volviera a crear esta compañía desde cero con los conocimientos que poseo y la tecnología actualmente, ¿cómo sería?”.
Un replanteamiento fundamental de lo que hace la empresa y los motivos por lo que lo hace es muy difícil de rechazar. Generalmente, las personas que trabajan con sistemas no se dan cuenta que al trabajar muchos de los procesos pueden llegar a ser anacrónicos, ineficientes y completamente innecesarios, por lo que una nueva reflexión acerca de la administración puede ofrecer una nueva perspectiva sobre lo que se hace y por qué.
En el texto original de su propuesta, los autores se refieren a rediseño radical como justamente a eso: a una reinvención, no una modificación, considerándolo como el aspecto más importante de su método. Pero en la posterior edición de su libro admitieron haber cometido un error al considerarlo así, ya que éste resulta un recorte radical, con dañinos efectos para las organizaciones.
Aunque el recorte de personal no es el propósito principal de la reingeniería, a menudo éste desemboca en la necesidad de contar con un número menor de personas. Lamentablemente, el uso que los administradores han dado a la reingeniería ha sido, en su gran mayoría, el de reducir costos sin atender las necesidades y expectativas de los clientes. También se pasa a llevar el sistema humano de la empresa por bajo el sistema ingenieril de ésta. Con esto, se reducen costos a corto plazo, pero a largo plazo esto afecta a la fuerza humana de la empresa al perder la confianza entre trabajadores.
El término de resultados drásticos, generalmente, demanda mejoras sustanciales, pero sí implica un gran margen de riesgo. Hammer y Champy reconocen que “el 50% a 70% de los esfuerzos de reingeniería son incapaces de alcanzar los drásticos resultados deseados”.
También, es de gran importancia analizar y cuestionar cuidadosamente los procesos empresariales. Éste análisis debe ir más allá de las operaciones, para incluir también el análisis e integración de los sistemas técnicos y humanos y el proceso administrativo total que enlaza a la empresa con las condiciones externas.
La reingeniería, a pesar de sus limitaciones, es un poderoso instrumento, pero sólo eso. Por ello, Harold Koontz (autor del libro “administración”), señala que la reingeniería se integre con otros sistemas para crear un sistema completo.
DEFINICIÓN:
MANUAL: Elemento del sistema, que nadie lee y si lo hace, resulta incomprensible..!!!
MALDECIR: Emitir improperios capaces de desconfigurar el sistema auditivo. Ej: "Me cag.. en este pu.."
MEMORIA: Parte de la PC, que siempre resulta insuficiente..!!
MOUSE: Véase Maldecir...
Wilucha
- CONVERGENCIA DE ENFOQUES de ADMINISTRACION
En general los enfoques administrativos han tendido en el último tiempo a la concentración (lamentablemente en forma lenta) de sus teorías para así formar un todo indivisible y poder convertir todas estas teorías en una ciencia de la administración.
Como ejemplo tenemos que en el método empírico se ha hecho un esfuerzo por analizar no solo como un recuento de lo sucedido las enseñanzas y experiencias del pasado, dando mas énfasis a las estrategias y la planeación estratégica.
Así mismo, en la teoría de sistemas se ha puesto de manifiesto que no aporta nada nuevo a la ciencia de la administración sino que siempre los administradores usaron sus fundamentos y el enfoque situacional o de contingencias no es realmente un enfoque de administración, sino una verdad científica inalienable con la práctica de la administración.
PARADIGMA
La probabilidad de que tu computadora se averíe
es directamente proporcional...
...a la importancia
del trabajo que estas haciendo..!!!
- EL ENFOQUE SISTÉMICO
La administración tiene el formato del sistemas dotado de componentes y objetivos, organizados para lograr
metas comunes, otorgándole un orden y una estructura, de manera que puede representarse como bloques de diagramas
Gracias a tal virtud, los problemas de administración, pueden llevarse a niveles de DIAGRAMAS DE BLOQUES, que simplifican la identificación de parámetros constantes y variables, a fin de plantear alternativas de solución, a través de la aplicación procedimientos manuales y computarizados
En las empresas, cada parte depende de una o mas entidades abstractas denominadas "SISTEMAS DE INFORMACIÓN", los cuales transfieren datos a los miembros de la organización y sus departamentos. Constituyen así, el sistema nervioso empresario, que mantiene unido a sus componentes posibilitando que trabajen interrelacionados, para alcanzar el mismo objetivo.
El analista desarrolla tipos diferentes del sistema de información, como el:
- "SISTEMAS DE PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES":
Para acciones o actividades, rutinarias
- "SISTEMAS DE DECISIONES ADMINISTRATIVAS":
Denominado: "SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL" (SIG), usadas para apoyo de gerentes de la empresa.
PARADIGMA
El amor es el único
sistema de inversion
que crece..
... cuando se reparte ..!!
Wilucha
PARA EL ANALISTA DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO, LA EMPRESA ES LA ESTRUCTURA TÉCNICA, QUE COORDINA ACCIONES HUMANAS PARA GENERAR BIENES ECONÓMICOS ACTUANDO COMO MAQUINA QUE PRODUCE, POR ACCIÓN DE SU SISTEMA DE OPERACIONES Y CONSUME LO REQUERIDO POR SU SISTEMA DE INCENTIVOS; VINCULANDO AL:
- SISTEMA AMBIENTAL
Conformado por el medio económico, político y social donde se inserta la empresa. Es el MACROSISTEMA al que pertenece.
- SISTEMA COMPETITIVO
Constituido por el conjunto de empresas que COMPITEN CON ELLA, EN LA CAPTACION DEL MERCADO y sus recursos económicos.
- SISTEMA INTERNO
Se refiere a la ORGANIZACIÓN EMPRESARIA EN SI MISMA, la cual, a su vez abarca:
- SISTEMA FUNCIONAL
Comprende el conjunto de SISTEMAS OPERACIONALES de la organización, para generar
bienes o servicios; generalmente configurado de la siguiente manera:
COMERCIALIZACION
|
RECURSOS HUMANOS <- PRODUCCION -> INVESTIGACION y DESARROLLO
|
FINANZAS
Cada uno de estos sistemas, contiene especificaciones de acción de los componentes del sector operativo
de la empresa y describe la función de cada individuo, que posibilita la acción del conjunto organizado.
PARADIGMA
La experiencia en la administración
es el sistema que te permite
reconocer un error ...
...cuando lo vuelves a cometer..!!!
Wilucha
- SISTEMA ADMINISTRATIVO
Abarca procedimientos para PLANIFICAR, ORGANIZAR Y CONTROLAR EL SISTEMA
OPERACIONAL. Suele estar integrado por los:
- SISTEMAS DE CONTROL INTERNO.
Formados por normas y procedimientos para verificar que la acción de la empresa, se desarrolle según planes específicamente predefinidos.
- SISTEMAS DE AUDITORIA.
Que otorgan razonabilidad credibilidad a los sistemas de información administrativa.
- SISTEMAS DE INCENTIVOS.
Norman beneficios que los miembros recibirán por formar parte de la organización. Reglan la distribución de resultados, del sistema operacional
- EVALUACIÓN DE SISTEMAS
La elaboración de sistemas debe ser evaluada con mucho detalle, para lo cual se debe revisar si existen realmente sistemas entrelazados como un todo o bien si existen programas aislados. Otro de los factores a evaluar es si existe un plan estratégico para la elaboración de los sistemas o si se están elaborados sin el adecuado señalamiento de prioridades y de objetivos.
El plan estratégico deberá establecer los servicios que se presentarán en un futuro contestando preguntas como las siguientes:
- ¿Cuáles servicios se implementarán?
- ¿Cuándo se pondrán a disposición de los usuarios?
- ¿Qué características tendrán?
- ¿Cuántos recursos se requerirán?
La estrategia de desarrollo deberá establecer las nuevas aplicaciones, recursos y la arquitectura en que estarán fundamentados:
- ¿Qué aplicaciones serán desarrolladas y cuando?
- ¿Qué tipo de archivos se utilizarán y cuando?
- ¿Qué bases de datos serán utilizarán y cuando?
- ¿Qué lenguajes se utilizarán y en que software?
- ¿Qué tecnología será utilizada y cuando se implementará?
- ¿Cuantos recursos se requerirán aproximadamente?
- ¿Cuál es aproximadamente el monto de la inversión en hardware y software?
En lo referente a la consulta a los usuarios, el plan estratégico debe definir los requerimientos de información de la dependencia.
- ¿Qué estudios van a ser realizados al respecto?
- ¿Qué metodología se utilizará para dichos estudios?
- ¿Quién administrará y realizará dichos estudios?
En el área de auditoría interna debe evaluarse cuál ha sido la participación del auditor y los controles establecidos.
Por último, el plan estratégico determina la planeación de los recursos.
- ¿Contempla el plan estratégico las ventajas de la nueva tecnología?
- ¿Cuál es la inversión requerida en servicios, desarrollo y consulta a los usuarios?
El proceso de planeación de sistemas deberá asegurarse de que todos los recursos requeridos estén claramente identificados en el plan de desarrollo de aplicaciones y datos. Estos recursos (hardware, software y comunicaciones) deberán ser compatibles con la arquitectura y la tecnología, conque se cuenta actualmente.
Los sistemas deben evaluarse de acuerdo con el ciclo de vida que normalmente siguen: requerimientos del usuario, estudio de factibilidad, diseño general, análisis, diseño lógico, desarrollo físico, pruebas, implementación, evaluación, modificaciones, instalación, mejoras. Y se vuelve nuevamente al ciclo inicial, el cual a su vez debe comenzar con el de factibilidad.
La primera etapa a evaluar del sistema es el estudio de factibilidad, el cual debe analizar si el sistema es factible de realizarse, cuál es su relación costo/beneficio y si es recomendable elaborarlo.
Se deberá solicitar el estudio de factibilidad de los diferentes sistemas que se encuentren en operación, así como los que estén en la fase de análisis para evaluar si se considera la disponibilidad y características del equipo, los sistemas operativos y lenguajes disponibles, la necesidad de los usuarios, las formas de utilización de los sistemas, el costo y los beneficios que reportará el sistema, el efecto que producirá en quienes lo usarán y el efecto que éstos tendrán sobre el sistema y la congruencia de los diferentes sistemas.
En el caso de sistemas que estén funcionando, se deberá comprobar si existe el estudio de factibilidad con los puntos señalados y compararse con la realidad con lo especificado en el estudio de factibilidad
Por ejemplo en un sistema que el estudio de factibilidad señaló determinado costo y una serie de beneficios de acuerdo con las necesidades del usuario, debemos comparar cual fue su costo real y evaluar si se satisficieron las necesidades indicadas como beneficios del sistema.
Para investigar el costo de un sistema se debe considerar, con una exactitud razonable, el costo de los programas, el uso de los equipos (compilaciones, programas, pruebas, paralelos), tiempo, personal y operación, cosa que en la práctica son costos directos, indirectos y de operación.
Los beneficios que justifiquen el desarrollo de un sistema pueden ser el ahorro en los costos de operación, la reducción del tiempo de proceso de un sistema. Mayor exactitud, mejor servicio, una mejoría en los procedimientos de control, mayor confiabilidad y seguridad.
PARADIGMA:
De todas las cosas
que se pueden hacer con la computadora...
...las más inútiles
son las más divertidas..!!!
Wilucha
PARADIGMA
Si se juntan suficientes datos
..se puede demostrar cualquier cosa
.. con ayuda del sistema de administración !!
Wilucha
- EVALUACIÓN DEL ANÁLISIS
En esta etapa se evaluarán las políticas, procedimientos y normas que se tienen para llevar a cabo el análisis.
Conviene evaluar la planeación de las aplicaciones que pueden provenir de tres fuentes principales:
- La planeación estratégica: agrupadas las aplicaciones en conjuntos relacionados entre sí y no como programas aislados. Las aplicaciones deben comprender todos los sistemas que puedan ser desarrollados en la dependencia, independientemente de los recursos que impliquen su desarrollo y justificación en el momento de la planeación.
- Los requerimientos de los usuarios.
- El inventario de sistemas en proceso al recopilar la información de los cambios que han sido solicitados, sin importar si se efectuaron o se registraron.
La situación de una aplicación en dicho inventario puede ser alguna de las siguientes:
- Planeada para ser desarrollada en el futuro.
- En desarrollo.
- En proceso, pero con modificaciones en desarrollo.
- En proceso con problemas detectados.
- En proceso sin problemas.
- En proceso esporádicamente.
conviene documentar detalladamente la fuente que generó la necesidad de la aplicación. La primera parte será evaluar la forma en que se encuentran especificadas las políticas, los procedimientos y los estándares de análisis, si es que se cumplen y si son los adecuados para la dependencia.
Es importante revisar la situación en que se encuentran los manuales de análisis y si están acordes con las necesidades de la dependencia. En algunas ocasiones se tiene una microcomputadora, con sistemas sumamente sencillos y se solicita que se lleve a cabo una serie de análisis que después hay que plasmar en documentos señalados en los estándares, lo cual hace que esta fase sea muy compleja y costosa. Los sistemas y su documentación deben estar acordes con las características y necesidades de una dependencia específica.
Se debe evaluar la obtención de datos sobre la operación, flujo, nivel, jerarquía de la información que se tendrá a través del sistema. Se han de comparar los objetivos de los sistemas desarrollados con las operaciones actuales, para ver si el estudio de la ejecución deseada corresponde al actual.
La auditoría en sistemas debe evaluar los documentos y registros usados en la elaboración del sistema, así como todas las salidas y reportes, la descripción de las actividades de flujo de la información y de procedimientos, los archivos almacenados, su uso y su relación con otros archivos y sistemas, su frecuencia de acceso, su conservación, su seguridad y control, la documentación propuesta, las entradas y salidas del sistema y los documentos fuentes a usarse.
PARADIGMA
Las computadoras no son inteligentes
.. solo creen que lo son..!!
Wilucha
Con la información obtenida podemos contestar a las siguientes preguntas:
- ¿Se está ejecutando en forma correcta y eficiente el proceso de información?
- ¿Puede ser simplificado para mejorar su aprovechamiento?
- ¿Se debe tener una mayor interacción con otros sistemas?
- ¿Se tiene propuesto un adecuado control y seguridad sobre el sistema?
- ¿Está en el análisis la documentación adecuada?
PARADIGMA
Las computadoras no son inteligentes
.. solo creen que lo son..!!
Wilucha
PARADIGMA
Administrar la mentira ...
es administrar un simple sistema de verdades..!!!
Wilucha
- EVALUACIÓN DEL DISEÑO LÓGICO DEL SISTEMA
En esta etapa se deberán analizar las especificaciones del sistema.
- ¿Qué deberá hacer?,
- ¿Cómo lo deberá hacer?,
- ¿Secuencia y ocurrencia de los datos, el proceso y salida de reportes?
Una vez que hemos analizado estas partes, se deberá estudiar la participación que tuvo el usuario en la identificación del nuevo sistema, la participación de auditoría interna en el diseño de los controles y la determinación de los procedimientos de operación y decisión.
Al tener el análisis del diseño lógico del sistema debemos compararlo con lo que realmente se está obteniendo en la cual debemos evaluar lo planeado, cómo fue planeado y lo que realmente se está obteniendo.
Los puntos a evaluar son:
- Entradas.
- Salidas.
- Procesos.
- Especificaciones de datos.
- Especificaciones de proceso.
- Métodos de acceso.
- Operaciones.
- Manipulación de datos (antes y después del proceso electrónico de datos).
- Proceso lógico necesario para producir informes.
- Identificación de archivos, tamaño de los campos y registros.
- Proceso en línea o lote y su justificación.
- Frecuencia y volúmenes de operación.
- Sistemas de seguridad.
- Sistemas de control.
- Responsables.
- Número de usuarios.
Dentro del estudio de los sistemas en uso se deberá solicitar:
- Manual del usuario.
- Descripción de flujo de información y/o procesos.
- Descripción y distribución de información.
- Manual de formas.
- Manual de reportes.
- Lista de archivos y especificaciones.
Lo que se debe determinar en el sistema:
En el procedimiento:
- ¿Quién hace, cuando y como?
- ¿Qué formas se utilizan en el sistema?
- ¿Son necesarias, se usan, están duplicadas?
- ¿El número de copias es el adecuado?
- ¿Existen puntos de control o faltan?
En la gráfica de flujo de información:
- ¿Es fácil de usar?
- ¿Es lógica?
- ¿Se encontraron lagunas?
- ¿Hay faltas de control?
En el diseño:
- ¿Cómo se usará la herramienta de diseño si existe?
- ¿Qué también se ajusta la herramienta al procedimiento?
- EVALUACIÓN DEL DESARROLLO DEL SISTEMA
En esta etapa del sistema se deberán auditar los programas, su diseño, el leguaje utilizado, interconexión entre los programas y características del hardware empleado (total o parcial) para el desarrollo del sistema.Al evaluar un sistema de información se tendrá presente que todo sistema debe proporcionar información para planear, organizar y controlar de manera eficaz y oportuna, para reducir la duplicidad de datos y de reportes y obtener una mayor seguridad en la forma más económica posible.
De ese modo contará con los mejores elementos para una adecuada toma de decisiones.Al tener un proceso distribuido, es preciso considerar la seguridad del movimiento de la información entre nodos. El proceso de planeación de sistemas debe definir la red óptima de comunicaciones, los tipos de mensajes requeridos, el trafico esperado en las líneas de comunicación y otros factores que afectan el diseño.
Es importante considerar las variables que afectan a un sistema: ubicación en los niveles de la organización, el tamaño y los recursos que utiliza.Las características que deben evaluarse en los sistemas son:
- Dinámicos (susceptibles de modificarse).
- Estructurados (las interacciones de sus componentes o subsistemas deben actuar como un todo)
- Integrados (un solo objetivo). En él habrá sistemas que puedan ser interrelacionados y no programas aislados.
- Accesibles (que estén disponibles).
- Necesarios (que se pruebe su utilización).
- Comprensibles (que contengan todos los atributos).
- Oportunos (que esté la información en el momento que se requiere).
- Funcionales (que proporcionen la información adecuada a cada nivel).
- Estándar (que la información tenga la misma interpretación en los distintos niveles).
- Modulares (facilidad para ser expandidos o reducidos).
- Jerárquicos (por niveles funcionales).
- Seguros (que sólo las personas autorizadas tengan acceso).
- Únicos (que no duplique información).
